Yrityksen kasvaessa ja kehittyessä myös toimitilatarpeet voivat muuttua. Esimerkiksi startup-yritys, joka alun perin toimi pienessä toimistossa kaupungin keskustassa, voi kasvun myötä tarvita suurempia tiloja tai erillisiä tuotantotiloja. Valintaprosessissa on olennaista mitoittaa tila niin, että se palvelee myös yrityksen tulevaisuuden tarpeita.
Mikäli tilojen mitoitusta ei tehdä oikein, voi tämä johtaa kalliisiin kompromisseihin ja aiheuttaa esteitä liiketoiminnan kasvulle myöhemmässä vaiheessa. Toimitilavälittäjä varmistaa, että koko prosessi sujuu mahdollisimman tehokkaasti ja ongelmitta.
Kerromme tässä artikkelissa, miten välittäjä voi auttaa sinua oikeanlaisten toimitilojen etsimisessä. Saat myös konkreettisia vinkkejä siihen, mitä sinun tulee ottaa huomioon toimitilan hankinnassa.
Asiantunteva toimitilavälittäjä ajaa etujasi
Asiantuntevuus tarkoittaa toimitilavälityksessä muutakin kuin ainoastaan sopivan tilan löytämistä yrityksen tarpeisiin. Asiantunteva välittäjä tuo prosessiin lisäarvoa monin eri tavoin, keskittyen laadukkaan palvelun tarjoamiseen ja asiakkaan etujen ajamiseen.
Välittäjä auttaa sinua myös säästymään mahdollisilta virheiltä ja lisäkustannuksilta tulevaisuudessa, sillä hän osaa tunnistaa mahdollisia riskejä, piilotettuja kuluja, rakenteellisia ongelmia kiinteistössä tai muita ehtoja, jotka voivat olla haitallisia yrityksellesi.
Asiakaskokemus kaiken keskiössä
Asiantunteva toimitilavälitys keskittyy vahvasti asiakaskokemukseen, pyrkien ymmärtämään asiakkaan ja yrityksen yksilölliset tarpeet ja toiveet. Tämä tarkoittaa avoimuutta, läpinäkyvyyttä ja jatkuvaa kommunikaatiota koko prosessin ajan.
Asiakkaan tukeminen, kysymysten selkeä vastaaminen ja ratkaisujen aktiivinen tarjoaminen ovat keskeisiä tekijöitä, jotka erottavat asiantuntevan välittäjän muista.
Verkostojen ja yhteistyökumppaneiden merkitys
Laajan ammatillisen verkoston omaaminen on olennainen osa asiantuntevaa toimitilavälitystä. Tämä verkosto voi sisältää esimerkiksi rakennuttajia, sijoittajia, juristeja ja muita alan ammattilaisia, jotka voivat tuoda lisäarvoa toimitilan etsintäprosessiin.
Yhteistyökumppanien kautta välittäjä voi tarjota asiakkaille pääsyn kohteisiin jotka eivät ole julkaistu markkinoilla, tai tietoa tulevaisuudessa vapautuvista kohteista tai muista mahdollisuuksista, jotka eivät välttämättä olisi muuten saatavilla.
Vapaat toimitilat eivät välttämättä löydy julkisilta markkinoilta
Yrityksen toimitilan etsinnässä on tärkeää muistaa, että kaikki markkinoilla olevat vapaat tilat eivät välttämättä näy julkisesti. Monet parhaista kohteista voivat olla piilossa julkisesta markkinoinnista eri syistä, kuten omistajien yksityisyyden suojelemiseksi tai neuvotteluiden ollessa vielä kesken. Tämän vuoksi kannattaa ottaa yhteyttä kiinteistönvälittäjään, joka voi auttaa parhaiden kohteiden löytämisessä.
Välittäjällä on pääsy laajaan verkostoon ja tietokantoihin, joista löytyvät myös ne kohteet, jotka eivät ole laajalti markkinoilla. Tämän ansiosta välittäjä voi tarjota yrityksellesi ensisijaisen pääsyn juuri vapautuneisiin tai vapautumassa oleviin tiloihin, jotka vastaavat erityistarpeitasi.
Näissä asioissa välittäjästä on hyötyä
Oletko vuokraamassa uutta toimitilaa? Kiinteistön tai toimitilan välittäjä voi auttaa sinua löytämään juuri oikean tilan, joka vastaa yrityksesi ainutlaatuisia tarpeita ja edistää sen kasvua ja kehitystä.
Markkinoiden syvällinen asiantuntemus
Toimitilavälittäjällä on hyvä asiantuntemus paikallisista toimitilamarkkinoista. Välittäjä tietää, mitä tiloja on saatavilla, mitkä ovat markkinoiden nykyiset hinnat ja miten eri alueiden palvelut ja liikenneyhteydet vastaavat yrityksen tarpeita. Tämä asiantuntemus säästää aikaa ja resursseja, kun etsitään tilaa, joka vastaa tarkasti yrityksen vaatimuksia.
Tarpeiden ymmärtäminen ja räätälöity haku
Hyvä kiinteistönvälittäjä aloittaa prosessin ymmärtämällä yrityksen toimintaa ja sen erityistarpeita. Tämän perusteella voidaan räätälöidä hakua, jotta voidaan löytää parhaiten vaatimuksia vastaavat vaihtoehdot. Olipa kyse sitten sijainnista, tilan koosta, teknologisista vaatimuksista tai budjetista, välittäjä varmistaa, että vaihtoehdot täyttävät yrityksen kriteerit.
Neuvottelutaitojen hyödyntäminen
Kun sopiva tila on löydetty, välittäjän neuvottelutaidot voivat osoittautua arvokkaaksi. Hän voi neuvotella vuokrasopimuksen ehdot yrityksen edun mukaisesti, mukaan lukien vuokran määrä, vuokra-ajan pituus, vuokranantajan tarjoamat parannukset sekä mahdolliset irtisanomisehdot. Välittäjän tavoitteena on aina varmistaa, että sopimus on kustannustehokas ja joustava.
Ymmärrys oikeudellisesta ja hallinnollisista asioista
Toimitilan vuokraamiseen saattaa liittyä monimutkaisia hallinnollisia asioita. Välittäjä voi auttaa sinua ymmärtämään vuokrasopimuksen ehtoja, niin että kaikki tarvittavat luvat ja hyväksynnät ovat kunnossa sekä neuvoo mahdollisten riskien varalta.
Etsitkö yrityksellesi uusia toimitiloja? – Huomioi nämä asiat
Yrityksen kasvaessa tai liiketoiminnan tarpeiden muuttuessa voi tulla ajankohtaiseksi etsiä uusia toimitiloja. Huomioi seuraavat asiat valintaa tehdessäsi ja laita talteen muistilista, joka auttaa sinua määrittämään uusiin toimitiloihin liittyvät tarpeet.
Toimitilojen kriteerien asettaminen
Ennen kuin aloitat aktiivisen toimitilan etsinnän, on tärkeää määritellä, mitä yrityksesi todella tarvitsee uudelta tilalta. Huomioi tilan koko, sijainti, layout ja teknologiset vaatimukset. Selkeä visio auttaa kohdentamaan hakua ja tekemään prosessista tehokkaamman.
Esimerkki startup-yrityksen toimitilahankinnasta
Startup-yritys, joka on erikoistunut digitaaliseen markkinointiin, on kasvanut nopeasti viime kuukausien aikana. Heidän nykyinen toimistonsa, pieni avokonttori kaupungin laidalla, on alkanut käydä ahtaaksi tiimille, joka koostuu nyt 20 työntekijästä.
Lisäksi, yrityksen kasvun myötä on ilmennyt tarve erillisille neuvotteluhuoneille, luoville työskentelyalueille sekä teknisesti varustelluille tiloille webinaareja ja live-streaming sessioita varten.
Toimitilakriteerien asettaminen:
- Tilan koko: Yritys tarvitsee suuremman tilan, joka voi mukavasti majoittaa nykyisen henkilöstön ja jättää tilaa kasvulle seuraavan kahden vuoden ajan. Arvioitu tarve on noin 250 neliömetriä, joka sisältää avokonttoritilan, kolme neuvotteluhuonetta, luovan työtilan, ja teknisen studion.
- Sijainti: Toimiston sijainnin on oltava keskeisellä alueella, jossa on hyvät julkisen liikenteen yhteydet, jotta työntekijöiden on helppo saapua toimistoon. Lisäksi, hyvien kahviloiden ja lounaspaikkojen läheisyys on tärkeää tiimin viihtyvyyden kannalta.
- Layout: Avokonttoritila, jossa on ergonomiset työpisteet, on välttämätön. Lisäksi tarvitaan tiloja, jotka tukevat yrityksen luovaa työtä, kuten brainstorming-alue ja rentoutumisnurkkaus. Neuvotteluhuoneiden tulee olla äänieristettyjä ja varustettuja nykyaikaisilla esitystekniikoilla.
- Teknologiset vaatimukset: Tehokas internetyhteys on kriittinen, samoin kuin valmiudet huippuluokan video- ja äänituotantoon. Tämä tarkoittaa, että teknisellä studiolla on oltava valmiudet ammattimaiseen live-streamingiin ja webinaarien pitämiseen.
Säädä budjetti sopivaksi liiketilan valinnassa
Kun tarpeet kasvavat, yksi keskeisistä tekijöistä uutta toimitilaa etsiessä on budjetti liiketilaa varten. Sinun tulee hahmotella, kuinka paljon yrityksesi on valmis sijoittamaan oikeanlaiseen toimitilaan, ottaen huomioon vuokran lisäksi muut mahdolliset kulut, kuten muutostyöt, kalusteet sekä ylläpitokustannukset.
Muistilista liiketilan kulujen budjetoinnista
Budjetin realistinen määrittely auttaa välttämään yllätyksiä ja kohdistaa hakua taloudellisesti järkeviin vaihtoehtoihin. Tässä muistilista erilaisista liiketilan kuluista:
- Vuokra: kuukausittainen tai vuosittainen maksu tilan käytöstä.
- Muutostyöt: toimitilan muokkaus yrityksen tarpeisiin sopivaksi, kuten seinien kaato, uusien tilojen rakentaminen tai sisustuksen päivitys.
- Kalusteet: toimistokalusteet, kuten työpöydät, tuolit, neuvottelupöydät, ja säilytysratkaisut.
- Ylläpitokustannukset: siivous, vartiointi, jätehuolto ja muut kiinteistön ylläpitoon liittyvät kulut.
- Vakuutukset: toimitilan ja sen sisällön vakuuttaminen mahdollisia vahinkoja vastaan.
- Tieto- ja viestintätekniikka: internet-yhteydet, tietokoneet ja muu IT-laitteisto.
- Energia: sähkö, vesi, lämmitys ja mahdollisesti jäähdytys.
- Turvallisuusjärjestelmät: murtohälyttimet, palovaroittimet, kameravalvonta.
- Sisustus ja brändäys: toimitilan sisustaminen yrityksen brändiä tukevaksi, kuten logot, seinämaalaukset ja muu visuaalinen ilme.
- Parkkipaikat: mahdolliset maksut parkkipaikoista työntekijöille ja asiakkaille.
Tulevaisuuden tarpeiden huomiointi
Pohdi aiempien kohtien lisäksi myös yrityksesi pitkän aikavälin suunnitelmia ja kasvunäkymiä. Valitse tila, joka ei ainoastaan vastaa nykyisiä vaatimuksia, vaan tarjoaa myös joustavuutta ja mahdollisuuksia tulevaisuuden tarpeisiin. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi laajennusmahdollisuuksia tai muunneltavaa tilasuunnittelua.
Etkö ole varma, soveltuuko löytämäsi liiketila käyttöönne?
Toimitilavälittäjä voi olla suureksi avuksi kun mietitään tilan käyttötarkoitusta ja siihen liittyviä vaatimuksia. Monet yritykset kohtaavat haasteita ymmärtäessään, millainen toimitila sopii parhaiten heidän liiketoimintansa tarpeisiin.
Etsitkö kenties avokonttoria luovalle työympäristölle, tuotantotila valmistustoimintaan, vai kauppatila asiakkaiden vastaanottamiseen? Välittäjä auttaa selvittämään näitä kysymyksiä ja tarjoamaan asiantuntemusta tilan mahdollisesta käyttötarkoituksen muutoksesta. Jos esimerkiksi valittu tila vaatii muutoksia toimiakseen halutulla tavalla, välittäjä voi neuvoa ja ohjata läpi tarvittavien lupaprosessien, jotta tila saadaan muokattua yrityksen tarpeiden mukaiseksi.
Toimistojen ja liikehuoneistojen vuokraus koko Suomen alueella
Etsitkö tuotanto-, varasto- tai toimistotilaa? RHG:lta löydät Suomen laajimman toimitilavalikoiman. Palvelemme asiakkaitamme aina täydellä ammattitaidolla ja autamme sinua valitsemaan juuri sinun tarpeisiisi sopivat ratkaisut.
Tutustu kohteisiimme eri kaupungeissa:
Voit myös ottaa suoraan yhteyttä asiantuntijoihimme yhteydenottolomakkeella.